NCG N° 314 de 2011
NORMA DE CARÁCTER DE GENERAL N° 314 FECHA: 27.07.2011 SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS 1 REF.: REGULA NUEVA FORMA DE USO DEL SISTEMA DE ENVIO DE INFORMACION EN LINEA PARA LA PRESENTACION DE INFORMACION LEGAL, ECONOMICA Y FINANCIERA A TRAVES DE INTERNET. DEROGA NORMA DE CARÁCTER GENERAL N° 117 DE 2001. A las personas y entidades fiscalizadas Esta Superintendencia, en uso de sus facultades legales, ha estimado conveniente impartir instrucciones relativas al mecanismo electrónico que deben utilizar las personas y entidades fiscalizadas, para remitir al Servicio la información de carácter legal, económico y financiero. I. Instrucciones Generales Con el fin de agilizar las comunicaciones entre esta Superintendencia y sus fiscalizados y ofrecer a estos últimos una mejor calidad del servicio de recepción de la información que la normativa vigente establece que deben reportar a esta Institución, la Superintendencia tiene habilitado en su sitio web (www.svs.gob.cl) un Sistema de Envío de Información en Línea (denominado SEIL), cuyo objetivo es permitir que las entidades fiscalizadas puedan remitir información por vía electrónica. La información que se deba presentar por medio del sistema SEIL, su forma y oportunidad, se establecen, en cada caso, mediante instrucciones específicas. A objeto de cumplir con los principios básicos de transferencia electrónica, el sistema SEIL cuenta con los mecanismos de: Autenticación, Confidencialidad, Integridad, Control de acceso y No repudio. A partir de la entrada en vigencia de la presente norma de carácter general, cada entidad supervisada podrá inscribir hasta un máximo de dos Usuarios Administradores, entendiéndose como tal a aquellas personas que pertenecen a una entidad supervisada y que tendrán la facultad de crear, desactivar o modificar Usuarios SEIL, sin necesidad de enviar para estos últimos ningún formulario a la SVS. Por su parte se entenderá por Usuarios SEIL, a aquellas personas a quienes los Usuarios Administradores otorguen los permisos para remitir mediante el sistema SEIL, la información que de acuerdo a la normativa vigente la entidad deba enviar por este medio. Sin perjuicio de la existencia de Usuarios Administradores y de Usuarios SEIL, la utilización del sistema y la veracidad e integridad de la información que se proporcione será de exclusiva responsabilidad de la administración y gerencia general de la entidad fiscalizada o de las personas naturales fiscalizadas, según corresponda. Para estos efectos, el directorio en el caso de sociedades anónimas o el órgano de administración que corresponda en el caso de otras entidades, adoptará los acuerdos relativos a asumir la responsabilidad señalada y de facultar al gerente general, representante legal, o quienes los subroguen, para: - firmar la declaración de responsabilidad y autorización para la habilitación de Usuarios Administradores. NORMA DE CARÁCTER DE GENERAL N° 314 FECHA: 27.07.2011 SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS 2 - utilizar el sistema SEIL y remitir la información que la Superintendencia determine. Para operar en el sistema, en el caso de que el fiscalizado sea una persona jurídica, deberá presentar a esta Superintendencia, previamente, el acta de la sesión en que se adopte los acuerdos pertinentes con la declaración de responsabilidad establecida en la presente norma. II. Creación y desactivación de Usuarios Administradores Para crear Usuarios Administradores las entidades supervisadas deberán solicitarlo mediante la opción Solicitud Usuario Administrador, disponible en el menú del sistema SEIL, donde podrá imprimir el formulario para autorizarlos ante la Superintendencia. Por su parte, la desactivación de los Usuarios Administradores, deberán solicitarla mediante la opción Desactivación Usuario Administrador, disponible en el menú del sistema SEIL, donde podrá imprimir el formulario para deshabilitarlos ante la Superintendencia. En ambos casos, si la entidad supervisada es persona jurídica, dicho formulario deberá ser firmado por el gerente general, representante legal, o quienes los subroguen y ser presentado en las oficinas de este Servicio. En caso contrario, si se trata de una persona natural debe ser ésta quien firme y envíe el formulario. III. Creación, desactivación o modificación de Usuarios SEIL Para crear, desactivar o modificar el perfil de los Usuarios SEIL, basta que lo realice el Usuario Administrador, mediante las opciones que se han puesto a disposición en su interfaz de administración. En consecuencia, cada vez que esta Superintendencia disponga la obligatoriedad del envío de un nuevo tipo de información mediante el sistema SEIL, los Usuarios Administradores deberán designar a uno o más Usuario SEIL ya existente, o bien crear uno nuevo para tales efectos, sin necesidad de enviar formulario alguno a la Superintendencia. A objeto de que las entidades tengan mayor claridad en la forma en que este sistema opera, la Superintendencia ha puesto a disposición del público, en el siguiente link de su sitio web, el manual de administración de usuarios SEIL: http://www.svs.gob.cl/sitio/faq/sis_adm_usuarios_seil.pdf Cada vez que el Manual de Administración de usuarios SEIL sea modificado, se informará mediante correo electrónico a todos los Usuarios Administradores. Además, la última página del referido Manual incluirá una reseña con la fecha y materia de las modificaciones que se hayan incorporado al mismo. IV. Responsabilidad de Usuarios Es indelegable la facultad de los Usuarios Administradores sobre la creación, desactivación o modificación de los Usuarios SEIL, por lo cual se deberán observar los controles y formalidades establecidos por la Superintendencia al respecto en el referido sistema. Las claves de acceso y tarjetas de coordenadas para autenticarse ante el SEIL, deben ser de uso personal e intransferible. La administración de la entidad regulada deberá establecer los procedimientos de control interno necesarios para asegurar el cumplimiento de estas disposiciones. NORMA DE CARÁCTER DE GENERAL N° 314 FECHA: 27.07.2011 SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS 3 V. Obligatoriedad del Sistema SEIL Salvo condiciones de excepción, debidamente calificadas por la Superintendencia, una vez que ésta establezca que un determinado tipo de información deba ser remitido mediante SEIL, su uso será de carácter obligatorio. El incumplimiento de dicha normativa podrá generar la aplicación de la sanción correspondiente por parte de la Superintendencia, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. VI. Contingencias del Sistema SEIL En el evento de que se produzca un caso fortuito o de fuerza mayor, que inhabilite el uso del sistema SEIL, la Superintendencia informará a través de su sitio Web, o de algún otro canal de comunicación, el Plan de Contingencia que señale los mecanismos alternativos que deban utilizar los supervisados, para remitir la información que corresponde que sea enviada por esa vía. Los Usuarios SEIL, encargados de enviar la información o el personal encargado de los sistemas informáticos en la entidad regulada, deberán tener pleno conocimiento del referido Plan y de las medidas correspondientes, con el fin de preservar la seguridad y continuidad en el envío de las informaciones. DISPOSICIÓN TRANSITORIA: Con el propósito de mantener la continuidad operativa de los Usuarios SEIL existentes a la fecha de entrada en vigencia de la presente norma, las personas y entidades fiscalizadas deberán inscribir Usuario Administrador, hasta el día 6 de septiembre de 2011, debiendo éstos reactivar a sus respectivos Usuarios SEIL hasta el día 15 de septiembre de 2011. Para estos efectos, deberán ciñirse al procedimiento establecido en el manual de administración de usuarios, opción “MODIFICAR USUARIO SEIL”, que se encuentra disponible en el siguiente link: http://www.svs.gob.cl/sitio/faq/sis_adm_usuarios_seil.pdf. Con posterioridad al 15 de septiembre de 2011, los Usuarios SEIL que no hayan sido reactivados bajo el procedimiento establecido en la presente norma, serán deshabilitados automáticamente por el sistema. VIGENCIA: Estas instrucciones entran en vigencia a contar de esta fecha. DEROGACIÓN: Derógase la Norma de Carácter General N° 117 de 20 de abril de 2001. SUPERINTENDENTE