CIR N° 980 de 1990

CIRCULAR Nº: 980 FECHA: 24.12.1990 SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS DE CHILE 1 REF.: IMPARTE INSTRUCCIONES RESPECTO DEL INFORME DE CONTROL INTERNO Para todos los Auditores Externos y las Sociedades Anónimas fiscalizadas, con excepción de las Compañías Aseguradoras y Reaseguradoras, y las acogidas a la Circular N° 198 Esta Superintendencia, en uso de sus atribuciones legales, ha estimado oportuno impartir instrucciones específicas respecto de los procedimientos, para informar y tomar conocimiento, sobre las debilidades del sistema de control interno contable de una entidad. A) INTRODUCCION De acuerdo con el N° 2 del artículo N° 55 del D.S. N° 587 de 1982, del Ministerio de Hacienda sobre el Reglamento de Sociedades Anónimas, el auditor externo en cumplimiento de sus funciones le corresponde, entre otras, señalar a la dirección de la sociedad las deficiencias que se detecten respecto de la adopción de prácticas contables, al mantenimiento de un sistema administrativo contable efectivo y a la creación y mantención de un sistema de control interno adecuado. Por otra parte, las Normas de Auditoria relativas a la ejecución del trabajo, establecen que el objetivo y evaluación del control interno por parte del auditor, es establecer la base para confiar en el sistema con el fin de determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de auditoria que deban aplicarse en el examen de los estados financieros. Siendo responsabilidad de la Administración mantener un sistema de control interno contable adecuado, es esencial para cumplir con esta responsabilidad, que lleguen a su conocimiento las debilidades existentes detectadas por los auditores externos, a fin de poner en práctica las medidas correctivas apropiadas a las circunstancias. Sin embargo, de acuerdo a las mismas Normas de Auditoria, el auditor debe comunicar al Directorio de las debilidades detectadas en el curso de su examen, preferentemente por escrito, aún cuando pudiera comunicarlas verbalmente, dejando expresa constancia en sus papeles de trabajo. B) DISPOSICIONES APLICABLES A LOS AUDITORES EXTERNOS En atención a lo señalado en los párrafos anteriores, y a la facultad de esta Superintendencia, las evaluaciones de los sistemas de control interno, así como el resultado del seguimiento de las deficiencias detectadas en los períodos anteriores, de las sociedades anónimas sujetas a la fiscalización de esta Superintendencia, deberán ser informadas al Directorio de la sociedad mediante comunicación por escrito, dirigida al Presidente del Directorio. Si producto de la evaluación efectuada se concluye que no existen deficiencias de control, deberá informarse tal circunstancia, mediante el mismo procedimiento antes señalado al Directorio de la Sociedad. El informe definitivo de control interno, referido a las debilidades de control, detectadas en la revisión preliminar efectuada a la sociedad auditada, deberá ser entregado al Directorio de la sociedad durante el año calendario del período auditado, con una anticipación no inferior a treinta días de la fecha de cierre de los estados financieros. CIRCULAR Nº: 980 FECHA: 24.12.1990 SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS DE CHILE 2 Si se produjeran o llegaran a conocimiento de los auditores externos hechos o circunstancias, entre la fecha de emisión del referido informe y la fecha de emisión del dictamen, que afecten o pudieran afectar los resultados obtenidos en la evaluación de control interno realizada, deberán ser comunicados por escrito en los mismos términos señalados en los párrafos anteriores, conjuntamente con el dictamen de auditoria. C) DISPOSICIONES APLICABLES A LAS SOCIEDADES La sociedad, deberá dejar constancia expresa en el acta de la sesión de Directorio, que tomó conocimiento del referido informe de control interno, constituyendo éste parte integral de la referida acta de directorio. Dicha sesión, deberá ser anterior a la fecha de cierre de los estados financieros auditados, razón por la cual, el Directorio deberá solicitar a los auditores externos, oportunamente, la entrega del informe de control interno. Asimismo, si los auditores externos entregaran un informe preliminar con las observaciones detectadas, deberá el Directorio velar para que dicho informe llegue a su poder, debiendo dar cumplimiento a todas las formalidades establecidas en la presente circular para dejar constancia en una sesión de Directorio. D) VIGENCIA Las disposiciones establecidas en la presente circular, rigen a contar de la fecha de su dictación. E) NORMAS TRANSITORIAS Para los efectos de dar cumplimiento durante este año, a las instrucciones impartidas en esta circular, los auditores externos deberán entregar el informe de control interno a más tardar el 31 de marzo de 1991, debiendo las sociedades dejar constancia expresa en el acta de sesión de Directorio de la toma de conocimiento. Si por cualquier circunstancia, los auditores externos no emitieran el mencionado informe, deberán comunicar, por escrito a la sociedad, a más tardar el 31 de marzo de 1991, las razones por las cuales no emitieron el informe de control interno. Las sociedades deberán dejar constancia expresa en acta de sesión de Directorio de la toma de conocimiento de las razones por las cuales los auditores externos no emitieron el informe de control interno, debiendo remitir a esta Superintendencia en calidad de información reservada, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la referida sesión de Directorio, copia de la mencionada acta. Las sesiones de Directorio a que alude esta letra, deberán celebrarse en el mes de abril de 1991. SUPERINTENDENTE