CIR N° 2025 de 2011

CIRCULAR N° 2025 FECHA: 24.05.2011 SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS 1 REF.: REGULA FORMA Y CONTENIDO DEL REGISTRO DE PARTÍCIPES. Para todas las sociedades que administran fondos mutuos Esta Superintendencia en virtud de lo dispuesto en el artículo 2° del Decreto Ley N° 1.328 de 1976 sobre Administración de Fondos Mutuos y en uso de las facultades que le confiere el artículo 4° del Reglamento del cuerpo legal citado, ha estimado pertinente impartir las siguientes instrucciones respecto de la forma en que la administradora deberá llevar el registro de partícipes y su contenido mínimo. La administradora, bajo responsabilidad personal de su gerente general y sin perjuicio de la que corresponda al directorio y la administradora, deberá llevar un registro de partícipes por cada uno de los fondos que administre, a través de medios y sistemas que garanticen su integridad a lo largo del tiempo y que no podrá haber intercalaciones, supresiones u otra adulteración que pueda afectar su fidelidad. El registro de partícipes deberá ser llevado a través de medios y sistemas que permitan dejar constancia de toda operación o evento que tenga efecto sobre el contenido del mismo y mantener, de manera permanente, información histórica respecto de dichas operaciones y contenido. Será responsabilidad de la administradora y sus directores que quien mantenga el registro por cuenta de ésta, deba efectuar las anotaciones que correspondan, dentro de las 24 horas siguientes a que o la administradora haya tomado conocimiento del hecho que motiva dicha anotación. El registro de partícipes, deberá quedar a disposición de los aportantes del respectivo fondo, tanto en las oficinas principales de la administradora como a través de sistemas que permitan a cada partícipe acceder remotamente a la información relacionada con sus cuotas, contenida en ese registro. Tales sistemas de acceso remoto deberán permitir obtener información de a lo menos 3 meses antes de efectuada la consulta e indicar al partícipe los medios o mecanismos a través de los que podrá consultar la información para un período más extenso. Corresponderá a la administradora generar los mecanismos de control que sean necesarios para permitir que el partícipe o quien éste autorice pueda acceder, en forma física o electrónica, exclusivamente a su información contenida en el registro y que sólo aquél, o a quien éste autorice, pueda acceder a la misma. El registro de partícipes deberá indicar permanente e inequívocamente, entre otros datos, quienes son los titulares de las cuotas del fondo mutuo, o serie respectiva, y el número de cuotas de que cada uno de esos partícipes es titular. Además, deberá constar en el registro, todas las medidas precautorias, embargos o limitaciones del dominio que existen o hayan existido sobre la totalidad o parte de las cuotas del partícipe. Será responsabilidad de la administradora y sus directores adoptar las medidas que corresponda para que esto efectivamente así ocurra. El registro de partícipes deberá contener, al menos, la siguiente información: 1. Identificación: nombre completo o razón social, y RUT del partícipe. 2. Número de cuotas: número de cuotas del fondo, o la serie correspondiente, de que es titular el partícipe. CIRCULAR N° 2025 FECHA: 24.05.2011 SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS 2 3. Fecha, hora y forma del aporte: fecha y hora de recepción por la administradora de cada uno de los aportes efectuados por el partícipe, y la forma en que se efectuó el aporte, esto es, si fue en dinero efectivo, moneda extranjera, vale vista, transferencia electrónica, cheque o valores. 4. Fecha, hora y forma de rescate: fecha y hora en que se cursó la solicitud de rescate de las cuotas, de cada uno de los rescates solicitados por el partícipe, y la forma en que se pagó cada uno de ellos, es decir, si fue en dinero efectivo, moneda extranjera, vale vista, transferencia de dinero o valores. 5. Fecha, hora y forma de transferencia: fecha y hora en que se transfirió el dominio de las cuotas a otro partícipe y si fue a través de transferencia, sucesión o adjudicación. 6. Gravámenes y prohibiciones: Deberá incluirse información respecto de la constitución de gravámenes y derechos reales distintos al de dominio, embargos y medidas precautorias. Si un partícipe persona natural actuare representado, la administradora deberá mantener la escritura pública o instrumento privado firmado ante Notario donde conste dicho mandato, el cual deberá contener facultades suficientes para realizar el acto en que se invoca. Para el caso que se trate de un participe persona jurídica o entidad, la administradora deberá mantener en sus archivos los documentos que acreditan la existencia, la personería y las facultades del representante legal o apoderado de dicha persona o entidad. Asimismo, la administradora deberá mantener un registro adicional al de partícipes, en el que se anotarán quienes han efectuado solicitudes de aporte y rescate y si éstas están a la espera de ser efectivamente cursadas por la administradora, por estar pendiente su pago, abono, verificación de formalidades o la determinación del valor actualizado de la cuota del fondo para el cálculo del número respectivo de cuotas. Ese registro deberá cumplir con las formalidades requeridas para el registro de partícipes y contendrá, al menos, la siguiente información: 1. Identificación: nombre completo o razón social, y RUT del inversionista. 2. Fecha y hora: fecha y hora de la solicitud. 3. Tipo de solicitud: indicación de si la solicitud es de aporte o rescate. 4. Razones por las que la solicitud de aporte o rescate estuvo en espera para ser cursada. Por ejemplo, en caso de aportes con cheques, que se estaba a la espera del pago por el banco librado. 5. Fecha y hora de cursada: fecha y hora en que se cursó finalmente la solicitud. 6. Poder: En caso de actuar el partícipe o inversionista representado deberá dejarse constancia de la persona que lo representó y de la fecha de la escritura pública y notaria en que se otorgó el poder, en el cual deberán constar expresamente las facultades de invertir, rescatar, cobrar y percibir, según sea el caso. El partícipe deberá ser incorporado formalmente al registro de partícipes, al momento en que adquiere su calidad de tal, esto es: a) En caso de aportes recibidos en dinero efectivo, moneda extranjera o vale vista bancario, al momento en que la administradora, directamente o por medio de su agente, recibe el aporte del inversionista. CIRCULAR N° 2025 FECHA: 24.05.2011 SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS 3 b) En caso de aportes mediante cheques o transferencias electrónicas de dinero, al momento que su valor sea percibido por la administradora de manera final e irrevocable. La administradora deberá presentar a cobro dichos documentos, tan pronto su hora de recepción, por parte de ésta o de sus agentes, lo permita c) En caso de aportes efectuados en valores, al momento en que la administradora ha aceptado la transferencia de dominio de los valores y éstos han quedado libres de gravámenes y prohibiciones. Las cuotas de partícipes se eliminarán formalmente del registro: a) En caso de rescates en dinero efectivo, moneda extranjera o valores, al momento en que se curse la solicitud de rescate. La propiedad de las cuotas se modificará formalmente en el registro: a) En caso de transferencias de cuotas, al momento en que el traspaso correspondiente sea presentado a la administradora y dicho traspaso cumpla con los requisitos a que se refiere el artículo 5° del Reglamento. b) En caso de sucesión por causa de muerte, las cuotas se anotarán al momento en que se exhiba a la administradora la inscripción de la resolución que otorgó la posesión efectiva. c) En caso de adjudicación, desde que se exhiba a la administradora los documentos particionales pertinentes. VIGENCIA La presente circular rige a contar del 1° de septiembre de 2011. Hasta esa fecha, el registro de partícipes deberá ser mantenido en los mismos términos en que es llevado al momento de la dictación de esta Circular. SUPERINTENDENTE