CIR N° 1809 de 2006

CIRCULAR N° 1.809 FECHA: 10.08.2006 SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS 1 REF.: IMPARTE INSTRUCCIONES SOBRE PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO A todas las entidades aseguradoras, intermediarios de valores, sociedades administradoras generales de fondos, sociedades administradoras de fondos mutuos, sociedades administradoras de fondos de inversión, sociedades securitizadoras, sociedades inmobiliarias de leasing habitacional, sociedades anónimas deportivas profesionales y otras sociedades o entidades inscritas en el Registro de Valores consideradas sujetos obligados a informar a la Unidad de Análisis Financiero, según lo dispone el artículo 3° de la Ley 19.913. Esta Superintendencia, en uso de sus facultades legales, especialmente lo dispuesto en los artículos 3° y 4° del Decreto Ley 3.538 y 3° letra b) del Decreto con Fuerza de Ley 251 de 1931, ha estimado conveniente impartir las siguientes instrucciones relativas a información sobre prevención de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo. 1. Consideraciones generales Por su naturaleza, las actividades que realizan las entidades a las que se dirige esta Circular, en adelante “las entidades financieras” o “las entidades financieras sujetos de la presente Circular”, son susceptibles de ser utilizadas por terceros para ocultar, administrar y transferir fondos provenientes de actividades ilícitas, como también para dar apariencia de legitimidad a los activos producto de tales actividades. Asimismo, se debe prevenir que tanto el lavado de activos como el financiamiento del terrorismo pueden generar riesgos en la reputación, de carácter operativo, legal y/o financiero a la entidad financiera, afectando su estabilidad económica y financiera, situación que es una preocupación fundamental para esta Superintendencia. Considerando lo anterior, se ha estimado necesario establecer medidas que permitan mantener información e identificar aquellas operaciones que presenten características inusuales o sospechosas. 2. Principios que se deben tener presente en la materia Debida diligencia en las transacciones. Las operaciones en que participen las entidades financieras sujetos de la presente norma para o con sus clientes, requieren la adecuada identificación mediante el seguimiento de las mismas para determinar, en la medida de lo posible y conforme a la experiencia detentada, si se trata de operaciones inusuales. Conocimiento del cliente. Las entidades sujetas a esta Circular deben adoptar como una práctica rutinaria y propia de su forma de operar un adecuado conocimiento de sus clientes, de las actividades generadoras de los recursos utilizados en sus transacciones y de las características más relevantes de las operaciones que éstos realizan, de manera de poder prevenir operaciones que se pudieren realizar para lavar activos o financiar actividades terroristas. Asimismo, deben procurar obtener información que les permita explicar o entender la realización de transacciones que no están de acuerdo a los antecedentes que se dispone del mismo cliente, o de aquellas que por su volumen, reiteración, contraparte o monto parezcan inusuales. CIRCULAR N° 1.809 FECHA: 10.08.2006 SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS 2 En esta materia, por cliente se entiende toda persona natural o jurídica con la que la entidad sujeto de la presente regulación crea, establece o mantiene una relación de origen contractual, a fin de obtener el primero la prestación de un servicio o contratación de un producto, ofrecido dentro del marco propio del giro exclusivo o complementario del segundo, conforme al marco legal y/o reglamentario, ya sea que la relación sea de carácter ocasional, esporádico, único, reiterado, frecuente o permanente. En el contexto descrito, las entidades financieras deben contar con la aprobación de la alta gerencia para establecer relaciones comerciales con clientes considerados como Personas Expuestas Políticamente (en adelante PEP) así como también de mantener la relación comercial con un cliente que en el transcurso de ésta adquiera la calidad de PEP. Asimismo mientras dicha relación comercial esté vigente, deberán realizar una supervisión intensificada de la misma. Se considerarán como PEP a los chilenos o extranjeros que desempeñan o hayan desempeñado funciones públicas destacadas en un país hasta a lo menos un año de finalizado el ejercicio de la misma. Se incluyen en esta categoría a jefes de estado o de un gobierno, políticos de alta jerarquía (entre ellos, a los miembros de mesas directivas de partidos políticos), funcionarios gubernamentales, judiciales o militares de alta jerarquía, altos ejecutivos de empresas estatales, así como sus cónyuges, sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad y las personas naturales con las que hayan celebrado un pacto de actuación conjunta mediante el cual tengan poder de voto suficiente para influir en sociedades constituidas en Chile. En relación con lo descrito precedentemente, se entiende que en Chile a lo menos deberán estar calificados como PEP los siguientes, sin que este enunciado sea taxativo: 1) Presidente de la República 2) Los senadores, diputados y alcaldes. 3) Los ministros de estados, subsecretarios, intendentes, gobernadores, secretarios regionales ministeriales, y embajadores, jefes superiores de servicios tanto centralizados como descentralizados y el directivo superior inmediato que debe subrogar a cada uno de ellos. 4) Ministros de la Corte Suprema y Cortes de Apelaciones 5) Los Comandantes en Jefe de las Fuerzas Armadas, el Director General Carabineros, y el Director General de Investigaciones, y el superior inmediato que deba subrogar a cada uno de ellos. 6) Fiscal Nacional del Ministerio Público y Fiscales Regionales. 7) Los directores y ejecutivos principales de empresas estatales, según lo definido en la Ley N° 18.045. 8) Directores de sociedades anónimas nombradas por el Estado o sus organismos. 9) Miembros de las directivas de los partidos políticos. 10) Contralor General de la República. CIRCULAR N° 1.809 FECHA: 10.08.2006 SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS 3 11) Consejeros del Banco Central. 12) Consejeros del Consejo de Defensa del Estado. 13) Ministros del Tribunal Constitucional. 14) Ministros del Tribunal de la Libre Competencia. 15) Integrantes titulares y suplentes del Tribunal de Contratación Pública. 16) Consejeros del Consejo de Alta Dirección Pública. Implementación de herramientas de detección de operaciones sospechosas. Las entidades sujetas a la presente Circular deben crear y perfeccionar constantemente herramientas que les permita detectar, controlar y dar a conocer a las autoridades pertinentes aquellas operaciones que por sus características puedan revestir el carácter de sospechosas, conforme se definen aquellas más adelante. Recomendaciones internacionales. La prevención del lavado de activos y al financiamiento del terrorismo se ha estructurado en base a una serie de regulaciones internacionales, las que fundamentalmente se encuentran contenidas en las recomendaciones emitidas por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI). Marco regulatorio nacional. La regulación chilena para las entidades sujetas a la presente Circular está constituida por la Ley de Mercado de Valores y sus leyes complementarias y especiales, la regulación emitida por esta Superintendencia, la Ley Nº 19.913 de 18 de Diciembre de 2003 y la reglamentación que conforme a su competencia pueda emitir la Unidad de Análisis Financiero. Mecanismos de prevención aplicables a filiales y sucursales constituidas en el extranjero. Las entidades sujetas a la presente Circular deberán asegurarse de que los principios aplicables a las instituciones financieras locales también se apliquen a las filiales y sucursales ubicadas en el exterior, especialmente en países donde no se aplican las Recomendaciones GAFI o se las aplica de manera insuficiente. Cuando las leyes y reglamentaciones aplicables en el extranjero prohíban esta implementación, las entidades deberán informar dicha situación a esta Superintendencia Operaciones sospechosas. Se entenderán aquellas descritas en el inciso segundo del artículo 3° de la Ley Nº 19.913, es decir, todo acto, operación o transacción que, de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad de que se trate, resulte inusual o carente de justificación económica o jurídica aparente, sea que se realice en forma aislada o reiterada. Reporte a la Unidad de Análisis Financiero (UAF). Identificada una operación sospechosa, las entidades financieras estarán obligadas a reportarla a la Unidad de Análisis Financiero. Presente regulación es un mínimo. La presente circular contiene instrucciones y recomendaciones que constituyen un mínimo a ser seguido en la creación de un sistema para la prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo. CIRCULAR N° 1.809 FECHA: 10.08.2006 SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS 4 3. Operaciones que deben ser objeto de escrutinio para los efectos de prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. Se deberá dar especial atención a aquellas que presenten elementos o características inusuales, irregulares o anormales, en relación con las actividades o giro del cliente o de cualquiera de los que participan en ella, y/o que por su gestación, diseño financiero, estructura, presentación, documentación utilizada, modificación de antecedentes ya registrados, información proporcionada o falta de ésta, por la reiteración o cuantía de las mismas o la intervención inusual de terceros o desconocidos. Asimismo, corresponderá adoptar las medidas pertinentes para mantener, ya sea por medios físicos o electrónicos, la información sobre las siguientes operaciones, las que serán consideradas como relevantes para los efectos de esta Circular: a) Aquellas que realicen personas naturales o jurídicas de cualquier naturaleza, que involucren el pago a la entidad, de un monto en efectivo, en moneda de curso legal o moneda extranjera, que exceda el equivalente a 450 Unidades de Fomento (cuatrocientos cincuenta Unidades de Fomento). b) Aquellas que realicen personas naturales o jurídicas que pueden ser calificadas de operaciones sospechosas. 4. Requerimiento de información mínima. Respecto de las operaciones señaladas en el numeral 3 anterior, se deberá obtener toda la información relativa a: a) Naturaleza de la operación y copia de los documentos o antecedentes que la respaldan. b) Nombre y apellidos, RUT o su equivalente para los extranjeros no residentes, nacionalidad, profesión, giro, domicilio, número telefónico y correo electrónico del inversionista, cliente o parte de la operación, copia del mandato si opera para un tercero o, en ausencia de tal contrato, constancia de actuar para un tercero y la completa identificación de aquél, con inclusión de los datos suficientes para poder contactarle. Para las personas jurídicas, deberá dejarse copia de sus antecedentes legales y la individualización de sus representantes. c) Aquella documentación que permita determinar la extensión de relaciones que una empresa pueda tener con otras, esto es, determinar si es parte de un holding empresarial o grupo de empresas con un determinado objetivo. Y, por tanto, aquella que permita la determinación de los miembros del grupo empresarial. d) Origen inmediato de los recursos con los que se efectúa la transacción, respecto de aquellas transacciones que superen el monto indicado en el literal a. del numeral 3. Asimismo, y respecto de la información antes indicada, se deben adoptar las medidas necesarias para obtener un rápido acceso a la misma, ya sea por el nombre del cliente o inversionista, su RUT, el monto de la operación y su naturaleza o por cualquier otra variable objetiva, a fin de atender a los requerimientos que se efectúen en relación a operaciones y personas. CIRCULAR N° 1.809 FECHA: 10.08.2006 SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS 5 En el caso que por cualquier circunstancia los antecedentes de un cliente hubieren sido obtenidos por una tercera entidad distinta a la entidad financiera, esta última deberá asegurarse que tales antecedentes le sean enviados en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles. 5. Manual de Procedimientos Las entidades deberán contar con un Manual de Procedimientos, relativo a normas y pautas que la entidad debe aplicar para prevenir, detectar y evitar la facilitación y realización de operaciones de lavado de dinero o de financiamiento del terrorismo dentro de su giro, para conocer cabalmente a sus clientes e inversionistas y las actividades que realizan, particularmente cuando estas difieran de sus actividades conocidas. 6. Oficial de cumplimiento. Las entidades deberán designar un oficial de cumplimiento, para coordinar los esfuerzos de vigilancia, detección, prevención y reporte de operaciones sospechosas, quien, en la medida de lo posible, deberá ser independiente de las áreas de negocios, auditoría y riesgo de la entidad financiera. El oficial de cumplimiento deberá detentar un nivel de responsabilidad gerencial y estar dotado de facultades y recursos suficientes para cumplir con sus funciones. 7. Selección de personal, programas de capacitación y código de conducta interno. Las entidades financieras deberán establecer criterios de selección de personal objetivos que permitan prevenir la incorporación de funcionarios vinculados a organizaciones que efectúan operaciones de lavado de activos y/o financiamiento del terrorismo. De la misma manera, implementarán programas de capacitación permanente del personal que les sirva de guía en la actuación de los mismos frente a las operaciones de sus clientes, en técnicas o modalidades de lavado de activos y/o financiamiento del terrorismo. Dicha capacitación deberá ser especialmente hecha a funcionarios que se relacionan directamente con los clientes, operadores de mesa de dinero, de rueda, personal de auditoría y aquellos encargados especialmente del seguimiento de operaciones de los clientes que pudieren ser hechas para lavar activos y/o financiar al terrorismo. Las entidades deberán contar con un código de conducta del personal, que podrá formar parte del manual de procedimientos señalado en el número 5 de la presente Circular, el cual contendrá los principios que la institución determine respecto de las relaciones y operaciones que deben efectuarse con los inversionistas, clientes o partes de la operación, de manera que se asegure una conducta dentro de un estricto marco ético que evite un comportamiento que permita o facilite la realización de operaciones de lavado de dinero. Asimismo, debe establecer con claridad y precisión las labores que los funcionarios de las entidades sujetas a la presente Circular deben cumplir en la actividad de detección e información a las autoridades pertinentes de actividades sospechosas de constituir operaciones de lavado de activos o de financiamiento del terrorismo. CIRCULAR N° 1.809 FECHA: 10.08.2006 SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS 6 8. Vigilancia del Directorio o administración superior de una entidad financiera El directorio o administración superior de cada entidad deberá aprobar el manual de procedimientos y código de conducta, así como evaluar al menos una vez dentro de cada año calendario, las políticas y procedimientos establecidos en el mismo, su cumplimiento y efectividad, no sólo respecto de las transacciones que tradicional o rutinariamente efectúa la entidad sujeta a la presente Circular, sino que respecto de todas aquellas operaciones o transacciones que respondan a instrumentos o estructuras nuevas. De las decisiones que en esta materia se adopten, así como las observaciones a la efectividad del manual de procedimiento, código de conducta y el sistema implementado para la detección de operaciones de lavado de activo y/o financiamiento del terrorismo debe dejarse constancia en un acta o documento social el que deberá ser archivado o mantenido de manera de asegurar su examen por parte de esta Superintendencia. 9. Disposición transitoria. La actualización de los datos de los clientes vigentes de una entidad financiera sujeta a la presente Circular, deberá efectuarse dentro del plazo máximo de 12 meses contados desde la fecha de su entrada en vigencia. Vigencia. La presente Circular rige a contar del 1° de Septiembre de 2006 fecha a partir de la cual quedará derogada la Circular N°1.680 de 2003. SUPERINTENDENTE