CIR N° 1791 de 2006

CIRCULAR N° 1.791 FECHA: 16.01.2006 SUPERINTENDENICA DE VALORES Y SEGUROS 1 REF.: IMPARTE INSTRUCCIONES A LOS COMITES DE VIGILANCIA DE LOS FONDOS DE INVERSION. Para las sociedades que administren fondos de inversión y los Comités de Vigilancia de fondos de inversión. Esta Superintendencia, en uso de sus facultades legales y en atención a lo dispuesto en el artículo 28 de la ley N° 18.815, y en los artículos 1°, 50 y 51 del D.S. de Hacienda N° 864 de 1989, ha estimado conveniente impartir instrucciones a los Comités de Vigilancia de Fondos de Inversión; sin perjuicio de las atribuciones que se establezcan en los reglamentos internos de los fondos, conforme a lo señalado en la letra h) del artículo 28 de la ley N° 18.815, y que se indican a continuación: I. Respecto de los integrantes del Comité de Vigilancia. Conforme lo dispone la parte final del inciso primero del artículo 28 de la ley N° 18.815, y lo señalado en el inciso primero del artículo 1° y en el inciso tercero del artículo 50 del Reglamento sobre Fondos de Inversión, los miembros del Comité de Vigilancia de un fondo de inversión, deberán cumplir con lo siguiente: a) No ser personas relacionadas a la sociedad administradora del fondo. Para estos efectos, las personas relacionadas con la sociedad administradora, corresponden a aquellas personas naturales que define el Título XV de la ley N° 18.045; b) Ser mayores de edad, y c) No ser personas condenadas por delitos que merezcan pena aflictiva o de inhabilitación perpetua para desempeñar cargos u oficios públicos, y los fallidos o los administradores o representantes legales de personas fallidas condenadas por delitos de quiebra culpable o fraudulenta y demás establecidos en los artículos 232 y 233 de la Ley de Quiebras. II. Respecto de las sesiones del Comité de Vigilancia. Durante el desempeño de sus funciones, el Comité de Vigilancia deberá sesionar con la periodicidad que establezca el reglamento interno del fondo respectivo; sin perjuicio que el Comité de Vigilancia deberá celebrar el número de sesiones que sean necesarias para efectuar los análisis y solución de los asuntos que se hayan abordado durante el ejercicio respectivo, así como con su naturaleza y envergadura y en todo caso, celebrará sesiones, a lo menos, una vez cada tres meses. Las sesiones del Comité de Vigilancia deberán constituirse con la mayoría absoluta del número de integrantes de dicho Comité y adoptar acuerdos con la mayoría absoluta de los asistentes. Las deliberaciones y acuerdos del Comité de Vigilancia se escriturarán en un libro de actas por cualquier medio, siempre que éste ofrezca seguridad que no podrá haber intercalaciones, supresiones o cualquier otra adulteración que pueda afectar la fidelidad del acta, que será firmada por los miembros del Comité de Vigilancia que hubieren concurrido a la sesión. Si algunos de ellos falleciere o se imposibilitare por cualquier causa para firmar el acta correspondiente, se dejará constancia en la misma de la respectiva circunstancia o impedimento. CIRCULAR N° 1.791 FECHA: 16.01.2006 SUPERINTENDENICA DE VALORES Y SEGUROS 2 Se entenderá aprobada el acta desde el momento de su firma. Los integrantes del Comité de Vigilancia presentes en la sesión correspondiente no podrán negarse o excusarse de firmarla. Si algún miembro del Comité de Vigilancia quiere salvar su responsabilidad por algún acto o acuerdo de ese Comité, deberá hacer constar en el acta su oposición. Si algún integrante del Comité de Vigilancia estimare que un acta presenta inexactitudes u omisiones, tiene el derecho de estampar, antes de firmarla, las salvedades correspondientes. El acta correspondiente deberá quedar firmada y salvada, si correspondiere, antes de la siguiente sesión del Comité que se lleve a efecto. El libro de actas de las sesiones del Comité deberá llevarse en la forma establecida en la Circular N° 1.291, de 1996, de esta Superintendencia. III. Respecto de quién actuará como representante del Comité de Vigilancia. En la primera sesión que celebren los integrantes del Comité de Vigilancia con posterioridad a la asamblea de aportantes en que sean nombrados, deberán designar a uno de sus miembros para que actúe como representante del Comité ante esta Superintendencia, ante cualquier requerimiento de los aportantes del fondo, de la sociedad administradora u otros. La sociedad administradora deberá mantener en todo momento en sus oficinas, a disposición de este Servicio, la información de contacto de dicho representante, para el período correspondiente; esto es, aquélla necesaria para identificar y ubicar a esa persona. IV. Respecto de las atribuciones del Comité de Vigilancia y su rendición anual de cuentas. 1. La administradora debe entregar al Comité de Vigilancia toda información que éste requiera para imponerse de la situación del fondo y cumplir a cabalidad con sus obligaciones legales. Asimismo, el Comité de Vigilancia podrá requerir información pública y otros antecedentes específicos relativos a otros fondos administrados por la misma sociedad administradora, en la medida que dicha información sea necesaria, a juicio de la mayoría de los miembros del Comité, para comprobar que la sociedad administradora cumple con lo establecido en el reglamento interno del fondo, en el reglamento general de fondos o en los procedimientos internos que la propia administradora haya establecido, respecto de algunas situaciones tales como, la asignación de activos entre los fondos administrados y la resolución de conflictos de interés. En este sentido, el Comité de Vigilancia podrá requerir información sobre proyectos de inversión asumidos por otros fondos administrados por la misma sociedad, siempre que dichos proyectos cumplan con las condiciones para ser elegibles como objeto de inversión del fondo correspondiente, según lo establecido en el reglamento interno del mismo. 2. Los miembros del Comité de Vigilancia están obligados a guardar reserva respecto de los negocios y de la información del fondo o de otros fondos a que tengan acceso en razón de su cargo y que no haya sido divulgada por la administradora. CIRCULAR N° 1.791 FECHA: 16.01.2006 SUPERINTENDENICA DE VALORES Y SEGUROS 3 3. En el informe por medio del cual el Comité de Vigilancia debe dar cuenta de su gestión, conforme a lo dispuesto en el artículo 50 del D.S. de Hacienda N° 864 de 1989, deberá pronunciarse, al menos, sobre el cumplimiento por parte de la administradora de lo establecido en los literales a), b) y c) del artículo 28 de la ley N° 18.815. Los Comités de Vigilancia, deberán mantener a disposición de esta Superintendencia, en las oficinas de la sociedad administradora, copia del informe anual de su gestión. 4. Los miembros del Comité contarán con un plazo de 15 días hábiles, después del cuatrimestre siguiente a la fecha de cierre de cada ejercicio, para informar mediante carta a los partícipes y a las administradoras de los fondos de los cuales son integrantes de los Comités de Vigilancia, acerca de las situaciones indicadas en las letras a) y b) siguientes, según corresponda. En todo caso, los gastos por la distribución de esta información, serán de cargo del gasto asignado al Comité de Vigilancia. En caso de que la asamblea ordinaria de aportantes no se celebre dentro del primer cuatrimestre, la información antes indicada, se deberá remitir dentro de los 15 días hábiles siguientes a la celebración de la asamblea en que se hayan designado a los miembros del Comité. a) Si los miembros del Comité de Vigilancia integran Comités de Vigilancia de otros fondos, y si son directores de otra sociedad administradora de fondos, en igual período. b) Si los miembros del Comité de Vigilancia han sido objeto de sanciones por parte de esta Superintendencia. V.- Vigencia Las instrucciones impartidas en la presente Circular regirán a contar de esta fecha. VI.- Disposición Transitoria Los reglamentos internos en actual tramitación que hayan solicitado aprobar modificaciones y que sean objeto de observaciones por parte de esta Superintendencia, deberán ajustarse a las instrucciones contenidas en la presente Circular. Los reglamentos internos aprobados por esta Superintendencia deberán ajustarse a las disposiciones establecidas por esta Circular, junto con la primera modificación reglamentaria que acuerde la asamblea de aportantes. SUPERINTENDENTE