CIR N° 1680 de 2003

CIRCULAR Nº 1680 FECHA: 29.09.2003 SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS 1 REF.: IMPARTE INSTRUCCIONES SOBRE PREVENCION Y CONTROL DE OPERACIONES CON RECURSOS ILÍCITOS. A todas las entidades aseguradoras, intermediarios de valores, sociedades administradoras de fondos y empresas de depósito de valores. Esta Superintendencia, en uso de sus facultades legales, especialmente lo dispuesto en los artículos 3° y 4° del Decreto Ley 3.538 y 3° letra b) del Decreto con Fuerza de Ley 251 de 1931, ha estimado conveniente impartir las siguientes instrucciones relativas a información sobre prevención y control de operaciones con recursos ilícitos. 1. Consideraciones generales Por su naturaleza, las actividades que realizan las entidades a las que se dirige esta circular, en adelante “las entidades”, son susceptibles de ser utilizadas por terceros para ocultar, administrar y transferir fondos provenientes de actividades ilícitas, como también para dar apariencia de legitimidad a los activos producto de tales actividades. Considerando lo anterior, se ha estimado necesario establecer medidas que permitan mantener información e identificar aquellas operaciones que presenten características inusuales o que permitan encubrir el origen de recursos provenientes de actividades ilícitas. 2. Información acerca de Operaciones Relevantes. Se deberán adoptar las medidas pertinentes para mantener, ya sea por medios físicos o electrónicos, la información sobre las siguientes operaciones, las que serán consideradas como relevantes para los efectos de esta circular: a) Aquellas que realicen personas naturales o jurídicas de cualquier naturaleza, que involucren el pago a la entidad, de un monto en efectivo, en moneda de curso legal o moneda extranjera, único o fraccionado, que exceda el equivalente a los US$ 10.000 (diez mil dólares de los Estados Unidos de América), con excepción de aquellas operaciones efectuadas por inversionistas institucionales. b) Aquellas que realicen personas naturales o jurídicas que pueden ser calificadas de operaciones sospechosas. Por operaciones sospechosas se entenderán aquellas que presenten elementos inusuales, irregulares o anormales, en relación con las actividades o giro del cliente o de cualquiera de los que participan en ella, y/o que por su gestación, diseño financiero, estructura, presentación, documentación utilizada, modificación de antecedentes ya registrados, información proporcionada o falta de ésta, por la reiteración o cuantía de las mismas o la intervención inusual de terceros o desconocidos, sea o pudiese ser indicativo de un origen ilícito de los recursos utilizados en la transacción o negociación o de la operación misma. CIRCULAR Nº 1680 FECHA: 29.09.2003 SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS 2 Respecto de las operaciones antes señaladas, se deberá poder rescatar sobre todo la información relativa a: a) Naturaleza de la operación y copia de los documentos o antecedentes que la respaldan. b) Nombre y apellidos, RUT o su equivalente para los extranjeros no residentes, nacionalidad, profesión, giro y domicilio del inversionista, cliente o partes de la operación. Para las personas jurídicas, deberá dejarse constancia de sus antecedentes legales y la individualización de sus representantes. c) Toda otra información que se tenga del cliente o inversionista y antigüedad de la relación, sobre todo, aquella relativa a la documentación proporcionada por el cliente o inversionista y los informes que respecto al cliente o inversionista se hubieren elaborado. Lo anterior, con el fin de que sirvan de sustento para eventuales investigaciones realizadas en relación a las materias a que se refiere la presente circular. Asimismo, y respecto de la información antes indicada, se deben adoptar las medidas necesarias para obtener un rápido acceso a la misma, ya sea por el nombre del cliente o inversionista, su RUT, el monto de la operación y su naturaleza o por cualquier otra variable objetiva, a fin de atender a los requerimientos que se efectúen en relación a operaciones y personas. Adicionalmente, es necesario señalar que la referida información, es de carácter reservado, en consecuencia se deberán adoptar las medidas pertinentes, para resguardar su contenido, su manejo discreto y su privacidad. Así, la misma, sólo podrá ser entregada a solicitud de los organismos legalmente facultados para requerirla. 3. Manual de Procedimientos Las entidades deberán contar con un Manual de Procedimientos, relativo a normas y pautas que la entidad debe aplicar para prevenir, detectar y evitar la facilitación y realización de operaciones de lavado de dinero dentro de su giro, para conocer cabalmente a sus clientes e inversionistas y las actividades que realizan, particularmente cuando estas difieran de sus actividades conocidas. Este manual además deberá incluir un código de conducta del personal que contenga los principios que la institución determine respecto de las relaciones y operaciones que deben efectuarse con los inversionistas, clientes o partes de la operación, de manera que se asegure una conducta dentro de un estricto marco ético y responsable que evite un comportamiento de excesiva confianza que permita la facilitación o realización de operaciones de lavado de dinero. El Gerente General o la administración, en su caso, deberá mantener la coordinación interna respecto de la vigilancia de las operaciones de los inversionistas, clientes o partes de las transacciones con la entidad, la observancia de las instrucciones del manual de procedimiento, el conocimiento de los casos sospechosos y su comunicación al Directorio o a la administración superior, según corresponda quien haga sus veces. 4. Vigilancia del Directorio El directorio o administración superior de cada entidad deberá aprobar el manual de procedimientos y evaluar al menos una vez dentro de cada año calendario, las políticas y procedimientos establecidos y su cumplimiento. CIRCULAR Nº 1680 FECHA: 29.09.2003 SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS 3 5. Consideraciones finales Se deberán tomar todas aquellas providencias adicionales que se consideren necesarias y conducentes a la prevención y detección de operaciones de lavado de activos dentro de su giro. La presente Circular rige a contar de esta fecha y deroga la Circular N° 1484 de 16 de junio de 2000. SUPERINTENDENTE