CIR N° 1533 de 2001

CIRCULAR Nº 1.533 FECHA: 27.03.2001 SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS DE CHILE 1 REF.: INSTRUYE SOBRE USO DE SOFTWARE PARA LA PRESENTACION DE ESTADOS FINANCIEROS Para todas las sociedades inscritas en el Registro de Valores con excepción de las compañías de seguros Esta Superintendencia en uso de sus facultades legales, ha estimado necesario impartir instrucciones sobre la forma de presentación y envío de los estados financieros que deben confeccionar las sociedades de acuerdo a la circular Nº 1.501 de 2000. I. USO DE SOFTWARE 1. Se entrega un software de uso obligatorio, para la presentación de los estados financieros, denominado FECU S.A, el cual permite ingresar la información, validarla, imprimirla y generar los archivos que deberá enviar a esta Superintendencia. 2. Se debe conectar a través de Internet al sitio web de la Superintendencia de Valores y Seguros, http://www.svs.cl, e ingresar al módulo SEIL, desde donde podrá cargar en su PC los archivos del software, el manual de instalación y el manual de usuario de la aplicación. 3. Se recomienda en primer lugar, "bajar" y leer el "Manual de Instalación software FECU S.A.", a objeto de tener claridad respecto de los archivos que debe cargar en su PC y el modo de instalar la aplicación posteriormente. 4. Una vez cargados en su PC los archivos de la aplicación, deberá instalarla siguiendo las instrucciones contenidas en el documento "Manual de Instalación software FECU S.A.". 5. Se recomienda que antes de utilizar el software instalado, lea el "Manual de Usuario software FECU S.A.", el cual entrega información respecto a la forma de uso de la aplicación, en todo caso, para aclarar dudas de concepto relacionadas con la información que debe ingresar deberá consultar la circular Nº 1501. 6. Las consultas relacionadas con el manejo de la aplicación deben enviarse a la dirección de correo electrónico fecusa@svs.cl. II. PRESENTACION DE INFORMACIÓN Los informes financieros, preparados utilizando el sofware FECU S.A.., deberán ser envíados a través del Módulo SEIL (Sistema de Envío de Información en Línea) del sitio web de esta Superintendencia (www.svs.cl), de acuerdo a las instrucciones establecidas para tales efectos en la Norma de Carácter General Nº 117 del 20 de abril de 2001, y a lo indicado en el Anexo A de esta Circular. CIRCULAR Nº 1.533 FECHA: 27.03.2001 SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS DE CHILE 2 La declaración de responsabilidad señalada en la letra f, del Título III de la Circular Nº 1.501 de 2000, deberá ser ingresada utilizando el formulario electrónico "Declaración de Responsabilidad Módulo SEIL", el que se genera al momento del envío de la información financiera correspondiente. Sólo podrán efectuar este trámite las sociedades que cuenten con usuario registrado en esta Superintendencia, debidamente autorizado por el representante legal de la sociedad a la cual pertenece. Sobre el particular, se deberá tener presente lo siguiente: a) Las sociedades deben obtener su código de usuario, utilizando la opción "Obtención de Código de Usuario-Clave Secreta" disponible en el módulo SEIL del siitio web ya mencionado. Será responsabilidad de la sociedad cuidar y resguardar debidamente su(s) Código(s) de Usuario y en especial la Clave Secreta que éste tiene. b) Para que el usuario respectivo sea activado, el Representante Legal de la Sociedad deberá completar, firmar y enviar a esta Superintendencia el documento de autorización de habilitación de usuarios correspondiente, por cada usuario que éste habilite, el que se encuentra disponible en la página en cuestión. c) Las sociedades podrán solicitar la incorporación de la opción "Envío de informe financiero, preparado utilizando el sofware FECU S.A." a usuarios ya activados, agregando una nueva habilitación, si es que éstas no desean activar nuevos usuarios al efecto. Para ello deberá remitir a la Superintendencia el documento de autorización de habilitación de usuarios correspondiente señalado en la letra b) precedente." III. RESPONSABILIDAD DEL DIRECTORIO El directorio de la sociedad, se deberá reunir con el objeto de tomar conocimiento y hacerse responsable de la información financiera trimestral y anual que se envía, y conocer la opinión de los auditores externos cuando corresponda. Dicha situación deberá quedar registrada en el acta correspondiente, señalando explícitamente cuando sea pertinente, la fecha de emisión del informe de los auditores externos, el nombre de la persona que firma el informe y el tipo de opinión emitida. IV. EXCEPCIONES Se exceptúa de la obligación establecida en el Título II a las sociedades acogidas a la Circular Nº 198 del 30 de julio de 1982, las que podrán optar por enviar sus estados financieros anuales en medio magnético u óptico, en cuyo caso deberán atenerse a las instrucciones impartidas en el Anezo A que se adjunta, con una carta firmada por el gerente general o quien haga sus veces. V. DISPOSICIONES TRANSITORIAS Copia del acta de sesión de directorio en que se toma conocimiento y responsabiliza respecto de la información que se envía, referida a la información financiera al 31 de diciembre de 2001, deberá ser enviada a esta Superintendencia en un plazo no mayor a 15 días desde la fecha de su celebración. CIRCULAR Nº 1.533 FECHA: 27.03.2001 SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS DE CHILE 3 VI. VIGENCIA La aplicación de las disposiciones contenidas en la presente circular comenzará a regir a partir de los estados financieros con cierre al 31 de marzo de 2001. VI. DEROGACION Derógase la circular Nº 1048 de 1991 y todas sus modificaciones posteriores, a contar de la fecha de vigencia de la presente circular. SUPERINTENDENTE CIRCULAR Nº 1.533 FECHA: 27.03.2001 SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS DE CHILE 4 ANEXO A INSTRUCCIONES PARA EL ENVIO POR MEDIO ELECTRÓNICO La información solicitada, deberá ajustarse a las instrucciones que se señala en el presente anexo. i) NOMBRE DE LOS ARCHIVOS Los archivos solicitados, deben ser los generados por el software FECU S.A. puesto a disposición por esta Superintendencia, los cuales tienen los siguientes nombres: FECU1_AAAAMM.RUT FECU2_AAAAMM.RUT FECU3_AAAAMM.RUT FECU4_AAAAMM.RUT FECU5_AAAAMM.RUT Donde: AAAAMM, corresponde al año y mes informado. RUT, corresponde al RUT de la sociedad, sin dígito verificador. Estos archivos son generados automáticamente por la aplicación, con los nombres correspondientes, por lo cual sólo deben ser envíados a través del módulo SEIL del sitio web www.svs.cl. No debe manipularse el contenido de estos archivos, ni tampoco comprimirlos. En caso de haber incluido información en planillas Excel, éstas también deberán ser enviadas a través del módulo señalado, sin comprimir. ii) INSTRUCCIONES APLICABLES PARA EL ENVÍO EN MEDIO MAGNETICO U ÓPICO (optativo para sociedades acogidas a la Circular Nº 198 de 1982) a) Condiciones de grabación del medio magnético u óptico. DISKETTE UNIDAD CD Tamaño 3 ½”, alta densidad Capacidad 1.44 MB Formato COPY (descomprimido) COPY(descomprimido) Sistema Operativo Windows’95, W 98, W 2000 Windows’95, W 98, W 2000 Directorio Raíz Raíz b) Individualización del medio magnético u óptico. Cada medio magnético deberá traer adherida una etiqueta con las siguientes especificaciones: TITULO : "FECU S.A.” NOMBRE DE LA SOCIEDAD INFORMANTE R.U.T. DE LA SOCIEDAD TIPO DE ESTADOS FINANCIEROS (INDIVIDUAL/CONSOLIDADO) FECHA DE CIERRE