CIR N° 1290 de 1996

CIRCULAR Nº: 1290 FECHA: 31.07.96 SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS DE CHILE 1 REF.: ESTABLECE OBLIGACION DE RENDIR CAUCION E IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Para todos los fondos solidarios de crédito universitario Esta Superintendencia, en uso de las facultades legales que le confiere el artículo 80 de la Ley Nº 18.591, de 1987 y en virtud de lo dispuesto en el artículo 71 del mismo cuerpo legal, y teniendo en consideración que este Servicio debe velar por una adecuada gestión de los administradores generales de los fondos solidarios de crédito universitario, en adelante, los fondos, ha estimado necesario impartir las siguientes instrucciones: 1. Constitución de caución Para el fiel cumplimiento del mandato que la ley encomienda a los administradores generales de los fondos, designados por las Instituciones de Educación Superior a que hace mención el artículo 70 de la Ley Nº 18.591, éstos antes de iniciar la administración deberán rendir una caución por el desempeño de sus funciones, a fin de asegurar un adecuado resguardo de los recursos otorgados por el Estado de Chile a estos fondos. Las Instituciones de Educación Superior a través de las autoridades de la más alta jerarquía, podrán hacer extensiva esta norma a otros funcionarios que tengan acceso a los activos del fondo, así como fijar el monto de la caución que se deberá rendir, teniendo en cuenta los activos susceptibles de ser menoscabados. La caución podrá constituirse por cualesquiera de los medios que la ley permite tales como, dinero en efectivo, boleta bancaria, pólizas de seguros o prenda y deberá ser reajustada en la misma proporción que varíe el monto de la unidad de fomento. Esta garantía deberá mantenerse vigente hasta los seis meses posteriores a la pérdida de la calidad de administrador general o de funcionario, según corresponda. 2. Sistema de Control Interno El administrador del fondo deberá implementar un sistema de control interno tendiente a resguardar los activos de posibles pérdidas o menoscabo en su valor y a la obtención de datos contables confiables. El sistema que se implemente, deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos: - Sistema de autorizaciones y aprobaciones. - Segregación de funciones. - Adecuada custodia de activos. - Controles físicos sobre los activos. - Circularizaciones a deudores. - Otros controles que se estimen pertinentes. CIRCULAR Nº: 1290 FECHA: 31.07.96 SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS DE CHILE 2 Los controles que se definan quedarán establecidos en un "Manual de procedimientos", el cuál deberá mantenerse actualizado. Auditoría Interna de la Universidad, en caso de que exista, o bien alguna unidad independiente de las personas que manejan los recursos del fondo, deberá efectuar evaluaciones periódicas al sistema de control interno del fondo, informando a la rectoría de la universidad y al administrador del fondo, sobre los resultados de dicha evaluación, las recomendaciones que se proponen para solucionar las desviaciones detectadas, así como, la revisión de las correcciones efectuadas a las mismas e informadas con anterioridad. 3. Comunicación de irregularidades En el caso que se detecten irregularidades con los recursos del fondo, éstas deberán ser informadas a esta Superintendencia dentro del plazo de 3 días hábiles, contado desde que se produjo el hecho o se tomó conocimiento del mismo. 4. Disposición Transitoria Para dar cabal cumplimiento a lo establecido en el número 1 de la presente circular, en un plazo no superior a 60 días contado de la fecha de emisión de ésta, el administrador general del fondo, deberá poner a disposición de este organismo todos los antecedentes respecto a la caución por fidelidad funcionaria rendida y la respectiva aprobación de la autoridad o Consejo Superior que haya fijado el monto de ella. 5. Vigencia Las instrucciones impartidas en esta Circular rigen a contar de esta fecha. SUPERINTENDENTE